Digitalizarea
Videoclipul nu pornește? Urmărește-l direct pe YouTube.
Poate vi s-a întâmplat. Completați un formular online, îl trimiteți, iar a doua zi primiți un mesaj: „Vă rugăm să tipăriți cererea, să o semnați și să o depuneți la registratură, împreună cu documentele în original.” Instituția are un site nou, are un buton de trimitere, poate și o pagină de presă despre „digitalizare”. Dar drumul vostru a devenit mai lung, nu mai scurt.
Digitalizarea apare în aproape orice program de guvernare și în aproape orice plan finanțat cu bani europeni. E bine că apare. Tehnologia poate scădea mult costurile despre care am vorbit în lecția 09.03. Numai că un calculator nu repară o regulă proastă. O face doar mai rapidă.
Să începem cu ce poate rezolva. Primul lucru sunt tranzacțiile repetitive: o cerere, o plată, o programare, o declarație. Ceea ce cerea un drum la ghișeu se poate face în câteva minute, oricând. Al doilea lucru sunt datele. Un dosar electronic lasă urme: când a intrat, pe la cine a trecut, cât a stat pe fiecare birou. Astfel apar, pentru prima dată, informațiile de care decidentul are nevoie ca să vadă unde se blochează lucrurile. Al treilea este principiul „o singură dată”, din lecția precedentă: instituțiile își trimit între ele datele pe care le au deja, în loc să vi le ceară vouă.
Pentru al treilea lucru e nevoie de un cuvânt tehnic: interoperabilitate. Înseamnă că sistemele informatice ale unor instituții diferite pot schimba date între ele, automat și sigur. Fără ea, fiecare instituție își are propriul sistem, ca o insulă. Cetățeanul devine curierul care duce hârtii de pe o insulă pe alta. Un exemplu des citat este Estonia, unde o platformă comună de schimb de date leagă registrele publice între ele. Platforma se numește X-Road. Lecția de acolo nu ține de o aplicație anume. Ține de regula că datele circulă între instituții, nu prin buzunarul cetățeanului.
Acum, ce nu poate rezolva digitalizarea. Dacă o regulă cere șapte avize, un sistem informatic va cere șapte avize, doar că în format electronic. Dacă un document nu era necesar pe hârtie, nu devine necesar pentru că se încarcă pe un portal. Și dacă termenul legal pentru un răspuns este nerealist sau nu este respectat, un sistem nou nu schimbă nimic în biroul în care dosarul așteaptă. De aceea ordinea corectă este: întâi simplifici regula, apoi o digitalizezi.
Cum începi corect? Nu de la organigrama instituției, ci de la parcursul celui care folosește serviciul. Luați un om real, cu o nevoie reală, și urmăriți-l pas cu pas: de unde află ce are de făcut, ce documente caută, unde merge, cât așteaptă, când renunță. Abia după ce vedeți acest drum, decideți ce pași se elimină, ce pași se automatizează și ce pași rămân la un funcționar.
Proiectele informatice publice au o istorie lungă de eșecuri, în multe țări. Un exemplu cunoscut este programul britanic de informatizare a sistemului public de sănătate, NHS, lansat în 2002 și desființat în mare parte începând din 2011, după depășiri foarte mari de costuri. Cauzele se repetă și sunt legate de stimulente, nu doar de tehnică. Un contract mare, dintr-o singură bucată, arată bine la lansare, dar riscul de eșec e concentrat. Cerințele sunt scrise de cei care conduc instituția, nu de cei care o folosesc. Iar după ce un singur furnizor deține sistemul, înlocuirea lui devine foarte scumpă. Rețeta opusă: proiecte mici, livrate pe bucăți, testate cu utilizatori reali, cu date în formate deschise.
Încă o atenționare. Nu toată lumea are internet, un telefon bun sau obișnuința de a folosi un portal. România are una dintre cele mai mici ponderi din UE de adulți cu competențe digitale cel puțin de bază. Un serviciu doar online îi poate exclude tocmai pe cei vulnerabili. Soluția nu este să renunțăm la digitalizare, ci să păstrăm o cale asistată, de exemplu un ghișeu unde un funcționar completează cererea online împreună cu omul.
Să ne întoarcem la chiriile studenților. Măsura de fond din pachetul nostru este liberalizarea urbanistică, adică autorizare mai rapidă și mai previzibilă. Primul lucru pe care îl putem digitaliza aici nu este depunerea dosarului, ci transparența lui.
Să ne imaginăm, ca exemplu ipotetic, o pagină publică unde fiecare cerere de autorizare are un număr. Oricine vede la ce pas se află dosarul, ce instituție îl are, care este termenul legal și câte zile au trecut de fapt. Când un aviz depășește termenul, bara se face roșie. Dezvoltatorul își poate planifica investiția. Consilierul local vede unde se blochează sistemul. Iar instituția care întârzie nu mai are unde să se ascundă.
Pagina produce și datele de care vom avea nevoie în modulul 10: timpul real de autorizare, pe fiecare pas. Dar atenție la ordinea pașilor. Dacă regulile de urbanism rămân aceleași, cu aceleași avize, platforma doar ne arată mai clar cât de lent este sistemul. Digitalizarea dă vizibilitate. Regula nouă dă rezultatul.
A doua piesă digitalizabilă este cererea pentru voucher, în orașul-pilot. Aplicăm ordinea din lecția 09.03: întâi reducem documentele la minimum, apoi construim cererea online. Sistemul verifică singur, la universitate, la registrul populației și la cadastru, ce se poate verifica. Studentul declară doar ce statul nu știe. Iar pentru cei care nu se descurcă online, universitatea păstrează un ghișeu asistat. Un bonus: cererile electronice ne dau, fără efort în plus, datele pentru evaluarea pilotului.
Lecția de design: simplifică regula înainte să o digitalizezi și pornește de la drumul omului care folosește serviciul, nu de la organigrama instituției. Un proces prost, digitalizat, rămâne un proces prost.
Cu aceasta încheiem modulul despre implementare. În lecția următoare începem modulul 10 și vedem cum aflăm dacă o politică face ce am promis.
Testează-ți cunoștințele: Digitalizarea (7 întrebări)